Asiakas- ja tilaajarekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä 23.5.2018 

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

UKK-instituutti, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere, puhelinvaihde 03 282 9111 

Yhteyshenkilö

hallinto- ja talousjohtaja Pia Schildt, pia.schildt(a)ukkinstituutti.fi, p. 040 825 2924 

Tietosuojavastaava 

Kari Tokola, tietosuoja(a)ukkinstituutti.fi, p. 046 922 1658 

Rekisterin tietosisältö 

• Koulutusilmoittautuminen 
  Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero ja tehtävä/nimike sekä tilaisuudesta riippuen esimerkiksi ruokavalio- ja allergiatiedot, laskutustiedot, koulutustausta ja organisaatio. 
  Tämä rekisteri on Lyyti Oy:n Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmässä ja laskutustietojen osalta CGI Suomi Oy:n Sonet-järjestelmässä. Asiakkaille lähtettävien uutiskirjeiden myötä sähköpostiosoite on myös Creamailer Oy:n uutiskirje-järjestelmässä.
• Tilauskoulutuksen tarjouspyyntö 
  Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio sekä mahdollisesti puhelinnumero. Jos koulutustilaus vahvistuu, kerätään ja tallennetaan myös laskutustiedot. 
• Verkkokaupan aineistotilaus 
  Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, toimitusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja laskutustiedot sekä mahdollisesti organisaatio. 
  Tämä rekisteri on WordPressin Woocommerce-verkkokaupan lisäjärjestelmässä ja laskutustietojen osalta CGI Suomi Oy:n Sonet-järjestelmässä. 
• Kokoustilojen varaaminen 
  Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja laskutustiedot sekä mahdollinen organisaatio. 
• Verkko-oppimisalustan käyttö 
  Tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero, ammattinimike ja toimipaikka. 
  Tämä rekisteri on Discendum Oy:n Optima-järjestelmässä tai Priima-järjestelmässä. 
• Uutiskirjeen (sähköinen) tilaus 
  Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite. Henkilö voi päivittää omat vastaanottajatiedot kunkin uutiskirjeen lopussa olevan muokkaustoiminnon kautta. 
  Tämä rekisteri kattaa Creamailer Oy:n järjestelmällä toteutetut uutiskirjeet: UKK-instituutin uutiskirje, Terve Urheilija -ohjelman uutiskirje, Terve koululainen -hankkeen uutiskirje ja Smart Moves -hankkeen uutiskirje. 
• Palautteen (verkkosivuilla oleva lomake) antaminen 
  Kerätään sähköpostiosoite. 
  Tämä rekisteri on WordPress-järjestelmässä. 

Lue myös ukkinstituutti.fi-sivuston Tietoa sivustosta -sivu. Siellä on mm. kerrottu evästeiden käyttö ja anonyymi statistiikka.

Rekisterin käyttötarkoitus 

• Koulutuksiin ilmoittautuneiden ja tilauskoulutustarjouksen pyytäjän henkilötietoja käytetään koulutusviestintään, koulutusmateriaalien jakamiseen, osallistujapalautteiden keräämiseen, osallistujalaskutukseen, tulevista koulutuksista ja muista UKK-instituutin palveluista viestimiseen sähköpostin tai postin välityksellä sekä muiden koulutusasiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Henkilötietoja käytetään myös UKK-instituutin rahoittajien vaatimaan koulutustoiminnan raportointiin. 
• Verkkokaupan aineistoja tilanneiden henkilötietoja käytetään aineistojen toimittamiseen, laskutukseen sekä aineistoista ja muista UKK-instituutin palveluista tiedottamiseen sähköpostin tai postin välityksellä. 
• Kokoustiloja varanneiden henkilötietoja käytetään laskutukseen ja muista UKK-instituutin palveluista tiedottamiseen sähköpostin välityksellä. 
• Verkko-oppimisalustan käyttäjän henkilötietoja käytetään järjestelmää hyödyntävien koulutusten toteutuksessa, esimerkiksi materiaalien jaossa, koulutukseen liittyvien tehtävien suorittamisessa ja seurannassa sekä opiskelijaryhmän sisäisessä keskustelussa. 
• Uutiskirjeen (sähköinen) tilaajan henkilötietoja käytetään vain henkilön tilaamien uutiskirjeiden lähettämiseen. 
• Palautteen (verkkosivuilla oleva lomake) antajan henkilötietoja käytetään vain saatuun palautteeseen vastaamiseen. 

Rekisteriin kerättäviä lukumäärätietoja käytetään nimettöminä UKK-instituutin toiminnan analysointiin ja suunnitteluun. 

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä osoitetietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. 

Tietojen arkistointi ja hävittäminen 

• Koulutuksiin ilmoittautuneiden, tilauskoulutustarjouksen pyytäneiden, aineistoja tilanneiden ja kokoustiloja varanneiden henkilötiedot säilytetään tulevista koulutuksista, aineistoista ja muista UKK-instituutin palveluista viestimistä varten, jos henkilö ei ole sitä erikseen kieltänyt. Henkilö voi kieltää tiedotuksen viestien lopussa olevasta peruutuslinkistä. Sen jälkeen hänelle ei lähetetä tietoa postitse tai sähköpostilla. 
• Verkko-oppimisalustan käyttäjä voi tarkastaa ja hallinnoida omia tietojaan ja niiden näkyvyyttä Optimassa ja Priimassa. 
• Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä henkilötiedot säilyvät UKK-instituutin vastuulla. Henkilö voi perua uutiskirjeen tilauksen jokaisen uutiskirjeen lopussa olevalla peruutustoiminnolla. Peruutuksen yhteydessä tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.  
• Palautteenantajan tiedot hävitetään vuosittain. 

Tietolähteet 

Tiedot saadaan henkilöiden itsensä ilmoittamina eikä niitä siten päivitetä säännöllisesti. 

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto 

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä koulutuksen sidosryhmien kesken. 
Tietoja ei myydä UKK-instituutin ulkopuolelle. 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot sijaitsevat palvelimilla, joihin on käyttöoikeus ja pääsy vain niillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. 

Rekisteröidyn oikeudet 

tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi 
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omien tietojen oikeellisuus ja saada niistä kopio itselle. Hänellä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisua tai poistamista. Hänellä on myös oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen ja rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä ja profilointia. Hänellä on myös oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta. 

Tarkastaminen ja muut pyynnöt ovat maksuttomia kerran vuodessa. Pyynnöt tulee tehdä joko kirjeitse osoitteeseen UKK-instituutti, tietosuoja, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere tai Turvaposti.fi-palvelun kautta salattuna sähköpostina. Rekisteröidyn pyyntöön vastataan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. 

Katso ohjeet tietopyynnön tekemiseen UKK-instituutin rekistereistä. 

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä dokumenttia, jotta se täyttää voimassa olevan tietosuoja-asetuksen vaatimukset. 

– Tietoja on päivitetty viimeksi verkkosivuston järjestelmäuudistuksen myötä 30.10.2020.
– Aineistotilauksen osalta Woocommercen sanamuotoja on tarkennettu 8.1.2021.
– Verkkosivustolla käytössä olevan Google Analytics -palvelun tiedot on täydennetty ja painetun koulutuskalenterin sekä Terveysliikuntauutiset-lehden osiot on poistettu 10.6.2021.