Dataskyddsbeskrivning

Integritetspolicy för kund- och prenumerationsregister

Skriven den 23 maj 2018.

Registerförare och kontaktuppgifter

UKK-institutet, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere, telefonnummer 03 282 9111

Dataskyddsombud

Kari Tokola, tietosuoja(a)ukkinstituutti.fi, telefonnummer 046 922 1658

Registrets datainnehåll

• Anmälan till kurser och utbildningar
  Följande personuppgifter samlas in och lagras: namn, e-postadress, postadress, telefonnummer och befattning/titel samt beroende på evenemanget till exempel uppgifter om kost och allergier, faktureringsuppgifter, utbildningsbakgrund och organisation.
  
  Detta register finns i Lyyti Oy:s Lyyti-evenemangshanteringssystem och faktureringsuppgifter i CGI Suomi Oy:s Sonet-system. På grund av nyhetsbrev som skickas till kunder finns e-postadressen även i Creamailer Oy:s nyhetsbrevssystem.

• Offertförfrågan för beställningsutbildningar
  Följande personuppgifter samlas in och lagras: namn, e-postadress och organisation samt eventuellt telefonnummer. Om utbildningsbeställningen bekräftas samlas även faktureringsuppgifter in och lagras.
  
• Webbutikens materialbeställning
  Följande personuppgifter samlas in och lagras: namn, leveransadress, telefonnummer, e-postadress och faktureringsuppgifter samt eventuellt organisation.
  
  Detta register finns i WordPress tilläggssystemet Woocommerce för webbutiken och faktureringsuppgifter i CGI Suomi Oy:s Sonet-system.
  
• Bokning av mötesrum
  Följande personuppgifter samlas in och lagras: namn, telefonnummer, e-postadress och faktureringsuppgifter samt eventuell organisation.
  
• Användning av nätbaserad inlärningsplattform
  Följande personuppgifter lagras: namn och e-postadress samt eventuellt telefonnummer, yrkestitel och arbetsplats.
  
  Detta register finns i Discendum Oy:s Optima-system eller Priima-system.
  
• Prenumeration av (elektroniskt) nyhetsbrev
  Följande personuppgifter samlas in och lagras: namn och e-postadress. Personen kan uppdatera sina mottagaruppgifter via redigeringsfunktionen längst ner i varje nyhetsbrev.
  
  Detta register omfattar nyhetsbrev som hanteras med Creamailer Oy:s system: UKK-institutets nyhetsbrev, programmet Terve Urheilija, projektet Terve koululainen och projektet Smart Moves.
  
• Lämna respons (formulär på webbplatsen)
  E-postadress samlas in. Detta register finns i WordPress-systemet.

Registerets ändamål

• Personuppgifter för dem som har anmält sig till utbildningar och för dem som har begärt en offert för beställningsutbildning används för utbildningskommunikation, distribution av utbildningsmaterial, insamling av deltagarfeedback, deltagarfakturering, kommunikation om kommande utbildningar och andra tjänster från UKK-institutet via e-post eller post samt i samband med och för att möjliggöra andra åtgärder som hör till hanteringen av utbildningskundrelationen. Personuppgifterna används också för rapportering av utbildningsverksamheten enligt kraven från UKK-institutets finansiärer.
• Personuppgifter för dem som har beställt material från webbutiken används för leverans av material, fakturering samt information om material och andra tjänster från UKK-institutet via e-post eller post.
• Personuppgifter för dem som har bokat mötesrum används för fakturering och för information om andra tjänster från UKK-institutet via e-post.
• Personuppgifter för användare av den nätbaserade inlärningsplattformen används vid genomförandet av utbildningar som utnyttjar systemet, till exempel vid distribution av material, utförande och uppföljning av utbildningsrelaterade uppgifter samt i intern diskussion inom studentgruppen.
• Personuppgifter för prenumeranter på elektroniska nyhetsbrev används endast för att skicka de nyhetsbrev som personen har beställt.
• Personuppgifter för den som lämnar respons (formulär på webbplatsen) används endast för att besvara den mottagna responsen.

Antalsuppgifter som samlas in i registret används anonymt för analys och planering av UKK-institutets verksamhet.

Köp- och ärendeuppgifter samt adressuppgifter som behandlas i registret kan också användas för profilering och för att rikta marknadsföringsåtgärder och kundkommunikation så att de blir relevanta för den registrerade.

Arkivering och radering av uppgifter

• Personuppgifter för dem som har anmält sig till utbildningar, begärt offert för beställningsutbildning, beställt material eller bokat möteslokaler sparas för kommunikation om kommande utbildningar, material och andra tjänster från UKK-institutet, om personen inte uttryckligen har motsatt sig detta. Personen kan avböja informationen via avbokningslänken längst ner i meddelandena. Därefter skickas ingen information per post eller e-post.
• Användaren av den nätbaserade inlärningsplattformen kan granska och hantera sina egna uppgifter och deras synlighet i Optima och Priima.
• I det elektroniska registret för nyhetsbrev förblir personuppgifterna under UKK-institutets ansvar. Personen kan avbryta prenumerationen via avbokningsfunktionen längst ner i varje nyhetsbrev. Vid avbokning raderas uppgifterna från tjänsteleverantörens databas.
• Uppgifter från den som lämnat feedback raderas årligen.

Informationskällor

Uppgifterna erhålls från personerna själva och uppdateras därför inte regelbundet.

Överlämnande och överföring av uppgifter

Registeruppgifter kan delas inom organisationen samt mellan utbildningens intressenter.
Uppgifterna säljs inte utanför UKK-institutet.

Principer för registerskydd

Uppgifterna lagras med tekniskt skydd. Elektroniskt lagrade uppgifter finns på servrar som endast är åtkomliga för de anställda som behöver uppgifterna i sitt arbete.

Registrerades rättigheter

tietosuoja.fi/sv/kann-till-dina-rattigheter
Den registrerade har rätt att få transparent information om behandlingen av sina personuppgifter, kontrollera riktigheten i sina egna uppgifter och få en kopia av dem. Hen har rätt att begära rättelse eller radering av sina uppgifter. Hen har också rätt att överföra sina uppgifter från ett system till ett annat samt att begränsa och motsätta sig behandlingen av sina uppgifter, liksom att motsätta sig automatiserade individuella beslut och profilering. Hen har dessutom rätt att få meddelande om en personuppgiftsincident.

Granskning och andra begäranden är kostnadsfria en gång per år. Begäranden ska göras antingen per brev till adressen UKK-institutet, dataskydd, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tammerfors eller via tjänsten Turvaposti.fi som krypterad e-post. Den registrerades begäran besvaras utan dröjsmål, dock senast inom en månad.

Be om ytterligare instruktioner om hur du lämnar en begäran gällande dina personuppgifter i UKK-institutets register via e-post tietosuoja(a)ukkinstituutti.fi.

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta dokument för att säkerställa dess överensstämmelse med gällande kriterier i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).