Laatimispäivä 23.9.2019
Rekisterin luonne
verkoston uutiskirjeen vastaanottajien luettelo
Rekisterinpitäjän tiedot
Urho Kekkosen Kuntoinstituuttisäätiö (UKK-instituutti), Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere
Yhteyshenkilö
viestintäasiantuntija Raija Oksanen, raija.oksanen(a)ukkinstituutti.fi, p. 050 364 5875
Tietosuojavastaava
Kari Tokola, tietosuoja(a)ukkinstituutti.fi, p. 046 922 1658
Henkilötietojen käsittelytarkoitus
Verkoston jäsenten henkilötietoja käytetään verkoston ja sen aihealueeseen (liikkumisen edistäminen) liittyvän toiminnan, kuten tutkitun tiedon, tapahtumien, koulutuksien ja materiaalin tiedottamiseen, materiaalien jakamiseen ja palautteiden keräämiseen sähköpostin välityksellä.
Henkilötietoja käytetään myös nimettömänä UKK-instituutin rahoittajien vaatimaan toiminnan raportointiin (ensisijaisesti lukumäärätieto).
Henkilötietojen käsittelyperuste ja tietolähde
Henkilötietojen käsittelyperusteena on vuoden 2019 Järjestöpäivään osallistuminen.
Verkostoon voi myös ilmoittautua sähköisellä lomakkeella, jolloin perusteena on ilmoittautuvan tietoinen suostumus. Henkilö voi päivittää omat vastaanottajatiedot kunkin verkostokirjeen lopussa olevan muokkaustoiminnon kautta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot sijaitsevat palvelimilla, joihin on käyttöoikeus ja pääsy vain niillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Ilmoittautumislomake on Lyyti Oy:n Lyyti-järjestelmässä. Uutiskirjeen vastaanottajarekisteri on Creamailer Oy:n järjestelmässä.
Suostumuksen peruminen
Verkostoon kuuluva henkilö voi perua osallistumisensa täyttämällä sähköisen lomakkeen verkostosta eroamisesta. Tällöin henkilön kaikki tiedot poistetaan verkoston tiedostosta.
Henkilö voi peruuttaa verkostokirjeen vastaanottamisen kunkin uutiskirjeen lopussa olevalla peruutustoiminnolla.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään verkoston olemassaolon ajan niiden osalta, jotka eivät peru osallistumistaan verkoston toimintaan. Verkoston toiminnan päättyessä henkilötiedot hävitetään. Osallistumisensa peruneiden kohdalla henkilötiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa.
Henkilötietojen tyypit
Järjestöpäivän osallistujien osalta tietoina ovat nimi, sähköpostiosoite, työ- tai tehtävänimike, organisaatio sekä mahdollisen taustajärjestön SOSTE-jäsenyys.
Verkostoon liittyviltä kerätään pakollisina tietoina nimi ja sähköpostiosoite sekä taustajärjestön mahdollinen SOSTE-jäsenyys. Lisäksi pyydetään seuraavia tietoja: organisaatio ja työ- tai tehtävänimike.
Tiedot rekisteröidyn oikeuksista
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omien tietojen oikeellisuus ja saada niistä kopio itselle. Hänellä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisua tai poistamista. Hänellä on myös oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen ja rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä ja profilointia. Hänellä on myös oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
Tarkastaminen ja muut pyynnöt ovat maksuttomia kerran vuodessa. Pyynnöt tulee tehdä joko kirjeitse osoitteeseen UKK-instituutti, tietosuoja, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere tai Turvaposti.fi-palvelun kautta salattuna sähköpostina. Rekisteröidyn pyyntöön vastataan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa.
Katso ohjeet tietopyynnön tekemiseen.
Tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Tietoja ei myydä eikä luovuteta UKK-instituutin ulkopuolelle.
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä dokumenttia, jotta se täyttää voimassa olevan tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Päivitetty: 13.3.2023